1. Tenha lugares certos para os objetos que você usa regularmente
Não importa se é só você que usa, ou se é compartilhado: simplesmente não há por que não saber onde está o carregador do celular! Que tal deixá-lo sempre na tomada, com o cabo bem fixado e escondido atrás de um móvel, e o conector sempre visível e disponível? Na mesma linha, que tal ter um porta-chaves bonito, bem visível e acessível perto da porta, para tirar as chaves do bolso na hora em que chega em casa, e sempre saber onde elas estão?
E o guarda-chuva – você já parou para pensar o quanto é barato ter um gancho ou cabide para deixá-los pendurados sempre na lavanderia? Até algum tempo atrás, a cada vez que eu ia mandar uma carta, tinha que procurar pela casa os envelopes, os selos e o meu carimbo de remetente.
Qual a solução? Estes 3 itens são usados sempre juntos, então coloquei todos em uma caixa transparente e defini um lugar para ela na escrivaninha. Sempre que falta luz, vale a pena ter a tranquilidade de saber onde está a lanterna, ou as velas (com fósforo, senão não adianta).
2. Tire do caminho o que você raramente usa
3. Coloque em seu caminho o que você não pode esquecer
Eu tenho uma bandeja de saída na sala, perto da porta de casa, e deixo nela (bem visível) qualquer coisa que eu precise ver quando sair – por exemplo, uma conta para pagar na lotérica, ou um relatório que preciso levar para o trabalho ou faculdade.
Para ajudar a conferência da bandeja a virar uma tarefa inconsciente e inevitável, eu deixo ao lado dela o celular (o terminal do carregador também fica ali) e a minha carteira. Algumas pessoas colocam um quadro de avisos e lembretes perto da porta, mas para mim ele funciona melhor na cozinha – onde também fica no meu caminho várias vezes por dia.
4. Itens estratégicos: não concentre, espalhe
Já faz alguns anos que eu percebi que um dos locais em que eu mais usava a tesoura era a cozinha – e tomei a decisão óbvia: comprei uma tesoura de cozinha, com o cabo de outra cor, e coloquei um gancho na parede para tê-la sempre à mão.
Da mesma forma, tenho caneta e papel na mesa do computador, na escrivaninha, no quarto e na porta da geladeira. Embora minha caixa de ferramentas fique guardada em um armário específico, tenho na escrivaninha um alicate universal e uma chave Philips que resolvem uns 80% das minhas necessidades de ferramentas. E tenho 3 tesouras em casa, cada uma em um lugar próprio.
5. Tenha uma caixa de entrada
Fãs do método GTD unanimemente concordam que ter uma caixa de entrada e processá-la regularmente é um dos principais pilares da produtividade pessoal. Ter uma bandeja, escaninho ou mesmo uma caixa de sapatos onde você esvazia os bolsos de toda a correspondência, cartões de visita, recibos, anotações, etc. quando chega em casa, e processa posteriormente, sabendo que estará *tudo* lá.
O mesmo método, com pequenas adaptações, serve para aquela arrumação anual dos armários: pegue uma caixa grande, e deixe lá todos os itens cujo processamento depende de uma decisão posterior, ou é um pouco mais demorado. Assim, você completa a arrumação básica, e sabe onde estão todas as pendências para processamento posterior.
6. Coloque cestos de lixo perto dos locais onde o lixo é produzido
Se o arquivo fica mais perto do que o cesto de lixo, você vai perceber que arquivará vários itens que poderiam ir para o lixo. Tenha um cesto perto da escrivaninha, e outros perto de onde você abre sua correspondência.
7. Estruture seus arquivos pessoais
Todo mundo tem contas pagas, recibos, notas fiscais, receitas, garantias, manuais de instruções e outros papéis que raramente são necessários – mas quando chega a hora de precisar deles, é preciso dispender uma boa dose de esforço até encontrá-los.
